北京XX投资有限公司拟在北京产权交易所公开挂牌转让其持有的北京XX科技有限公司14.29%的股权。丁某作为北京XX科技有限公司的合法股东之一，需要向其告知并征求意见：“一、是否同意此次股权转让？如不同意是否同意购买？二、如向公司股东之外的股东转让股权，是否行使优先购买权？”为通知被申请人（北京XX科技有限公司合法股东丁X）、维护权益、固定证据，该公司向北京市长安公证处申请了保全证据公证。

首先，申请公司委托代理人持本人身份证到公证处提出公证申请，公证处审核材料，具体提交材料如下：申请公司营业执照、公证申请书、法定代表人身份证复印件及身份证明书、代理人授权委托书、关联公司章程、邮寄文件（N+1份），确认材料齐备准确后可进行受理。公证处起草谈话笔录，告知书、申请表等一并打印，交给申请人阅读确认无误后签字，进行人脸比对。

其次，该公证处随同其申请公司的委托代理人前往天通西苑邮政所，表明意图是要邮寄一份《通知函》，邮局工作人员交给代理人一张邮寄单，代理人将收件人、寄件人的姓名、电话、地址填写至邮寄单相应位置后将《通知函》放入信封粘好，随后产生一张《邮寄详情单》。代理人还向邮局工作人员索要邮寄费发票，工作人员开具完后将一张《北京市增值税普通发票》交给代理人，由公证人员将上述详情单和发票进行拍照、复印，还到该邮局外对门牌标识和具体位置进行了拍照。整个邮寄过程均在公证人员的全程监督下进行。

最后，公证处为公证申请人出具了公证书。

保全送达文书公证，是指公证机构派员亲临送达现场，依据客观、公正的原则，证明当事人以直接送达、邮寄送达、发送数据电文等方式送达文书的行为和过程的活动。

当事人应当能提供明确的受送达人、送达地址以及其他必要的通讯方式等信息。当事人所送达的文书属于行政决定或者人民法院、仲裁委员会的法律文书等公文书的，当事人送达文书的权限和送达的期限应符合法律、法规的规定。

公证机构对当事人拟送达的文书内容应当进行形式审查。拟送达的文书内容有违反法律、法规的禁止性规定或者违背社会公德或者含有对受送达人威胁、恐吓、侮辱内容的，公证机构不予办理公证。公证员在送达前或者送达时应当认真核对当事人拟送达给受送达人的文书与其提交给公证机构的拟送达文书的内容是否一致。当事人送达的文书原则上为原件，公证机构存档的送达文书为复印件的，应当由当事人签字确认。

当事人以发送数据电文方式送达的，原则上使用电信、邮政部门或者公证机构的网络和设备。公证人员可以以录像以及下载、截屏、实时打印、存储打印、照相、利用软件同步录像等方式保全送达操作过程，并应当将发送的数据电文的纸质载体归档保存。公证人员在办理保全送达文书证据公证中，应当收集签收的回执或者邮政及快递企业收件的证明文件等证据，同时可以酌情收集与送达有关的其他证据。

公  证  书

（2021）京长安内经证字第XXXX号

申请人：北京XX投资有限公司

统一社会信用代码：XXXX

住所：北京市XX区XX路X号

法定代表人：甲

委托代理人：许某某，男，一九XX年XX月XX日出生，公民身份号码：XXXX

公证事项：保全行为

申请人北京XX投资有限公司因维护自身权益的需要，于二○二一年七月二十八日委派其代理人许某某向本公证处提出申请，申请本处对其邮寄文件的过程进行保全证据。

依据《中华人民共和国公证法》和《公证程序规则》，本公证员和公证员助理缑某某于二○二一年七月二十八日会同申请人的代理人许某某来到位于北京市昌平区天通西苑1区24号楼的天通西苑邮政所，在该邮政所，许某某以标准特快方式将文件《通知函》（共计一页，复印件见附件1）寄往北京市XX区XX街XX楼XX单元XXX，收件人姓名：丁某，同时取得编号为XXXX的《邮件交寄单》（共计一页，复印件见附件2）一张和编号为XXXXX的《北京市增值税普通发票》（共计一页，复印件见附件3）一张。

依据上述事实，兹证明：

上述过程本公证员与公证员助理缑某某均在场；与本公证书相粘连的文件之复印件与申请人的代理人许某某所邮寄的文件原件相符；所附的《邮件交寄单》和《北京市增值税普通发票》的复印件均与现场取得的原件相符。

附件：1.所邮寄的文件的复印件；

2.《邮件交寄单》的复印件；

3.《北京市增值税普通发票》的复印件。

中华人民共和国北京市长安公证处

公证员

二〇二一年七月二十九日